6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda Türkiye'deki işletmelere önemli yükümlülükler getirmiştir. Bu yükümlülüklerden biri de, veri sorumlularının kişisel verileri işleme faaliyetlerini Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS)'ne kaydetme zorunluluğudur. VERBİS, kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda şeffaflığı artırmak, denetimi kolaylaştırmak ve yasal uyumu sağlamak için oluşturulmuş bir sistemdir.

VERBİS kaydı, yalnızca belirli büyüklükteki ve kişisel verileri yüksek oranda işleyen işletmeler için zorunlu olup, bu kayıt sürecinin doğru ve eksiksiz bir şekilde yapılması, şirketlerin yasal yükümlülüklerini yerine getirmeleri açısından kritik öneme sahiptir. VERBİS Kayıt Zorunluluğu KVKK'ya göre, veri sorumluları, kişisel verileri işleme faaliyetlerini VERBİS’e kaydetmek zorundadır. VERBİS kaydı yapmak, kişisel veri işleme faaliyetlerinin daha şeffaf bir şekilde izlenmesini sağlar. Kaydın yapılması, veri sorumlusunun işlediği kişisel verilerin türlerini, amaçlarını, toplama yöntemlerini ve bu verilerin hangi sürede saklanacağını belirtmesini gerektirir.

Bu kayıt, kişisel verilerin işlenmesiyle ilgili olarak yetkili denetim kurumları tarafından takip edilebilir. Hangi Şirketler İçin Zorunludur? KVKK kapsamında VERBİS kaydının zorunlu olduğu şirketler, belirli kriterlere dayalı olarak belirlenir. Özellikle 500’den fazla çalışanı olan şirketler ve yıllık mali bilançosu 25 milyon TL’nin üzerinde olan şirketler, VERBİS kaydına tabi tutulur. Bunun dışında, kişisel verilerin büyük ölçekte işlendiği ve kamuya açıklanması gereken verilerin bulunması durumunda da VERBİS kaydı yapılması gerekebilir.

Bu düzenleme, özellikle büyük işletmelerin ve kişisel verileri yoğun olarak işleyen sektörlerin, veri güvenliğine ve yasal düzenlemelere uygun hareket etmelerini sağlamayı amaçlar. VERBİS Kayıt Süreci VERBİS kaydının yapılabilmesi için şirketlerin, Kişisel Verileri Koruma Kurulu (KVKK) tarafından belirlenen formata uygun bir şekilde, işledikleri kişisel verilerle ilgili bilgileri sistem üzerinden girmeleri gerekmektedir.

Kaydın yapılması için veri sorumlusunun e-imza veya mobil imza kullanarak sisteme giriş yapması ve gerekli bilgileri doldurması gerekir. Bu bilgiler arasında, kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiği, kimlerle paylaşıldığı, ne kadar süreyle saklandığı ve verilerin güvenliğini sağlamak için alınan önlemler gibi detaylar yer alır. VERBİS kaydının yapılması, şirketin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi açısından oldukça önemlidir.

VERBİS’e Kayıt Yapmamanın Yaptırımları VERBİS kaydının yapılmaması, KVKK tarafından ciddi yaptırımlar ile karşılanabilir. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin yükümlülükleri yerine getirmeyen şirketler, idari para cezaları ile karşılaşabilir. VERBİS kaydına yapılmaması durumunda, şirketlere 1 milyon TL’ye kadar para cezası uygulanabilir. Bu nedenle, şirketlerin, yasal süreçleri takip ederek VERBİS kaydını zamanında yapmaları, yüksek cezalarla karşılaşmamaları açısından önemlidir.